Die notwendige und laufende Information der Anbieter geschieht per Mail in Rundbriefen.
Weil Anbieter sich bis 01. Mai anmelden können, kann es sein, dass sie wichtige Informationen nicht erhalten haben.
Deshalb werden hier die Informationen, die in Rundbriefen verschickt werden, sortiert gesammelt.
Sie stellen neben der Anmeldung einen teil der Geschäftsgrundlage dar.
| Vorwort(e) Liebe Anbieter, liebe Kolleg:innen, Die Vorbereitungsgruppe hat sich im September und Oktober getroffen und es wird Zeit, Euch zu informieren. Die Information der Anbieter, die Kommunikation mit Euch, ist mir ein Anliegen, weil es unsere gemeinsame Veranstaltung ist und wir nur die Organisation machen. Es passiert immer wieder, dass neue Anbieter im Laufe der Vorbereitungszeit dazukommen. Die über alles zu informieren, was schon informiert wurde, ist viel Arbeit. Deshalb werden wir versuchen, die Mailinhalte inhaltlich zu sortieren und die gesamten Mailinhalte auf der Homepage sortiert aufzulisten. [10.12.2024] | ||
| Anmeldung und Anmeldeverfahren, Anmeldefristen: Wir werden dabei bleiben, dass die Anmeldung über die Homepage gemacht wird. Wir benötigen eine Aktualisierung der Anmeldung insofern, dass wir Anbieter, die 2025 nicht dabei sein wollen oder können, aus der Auflistung herausnehmen können. Der Plan ist, dass nur ein Haken gesetzt werden muss, mit dem bestätigt wird, dass die aktuellen Geschäftsbedingungen akzeptiert werden und dass ihr in 2025 dabei sein wollt. Weil wir einiges an Spam abbekommen haben bei den Anmeldungen kann es sein, dass wir neue Passwörter vergeben müssen. Außerdem werden wir die Angaben für die Zahl der Garnituren löschen, damit die neu und in der richtigen Menge bestellt werden müssen. Im Moment haben wir noch nicht mal festgelegt, wann die Anmeldung beginnt, auf jeden Fall nicht dieses Jahr. Die Fristen für die Anmeldung von Strom und Garnituren sind noch nicht festgelegt. Garnituren können gemietet bzw. bestellt werden. Wir verlangen so viel, wie wir dem Getränkehändler zahlen. Bisher war das 5€ pro Garnitur. Wir werden keine Kühlschränke mehr verleihen – weil wir keine sinnvoll nutzbaren Kühlschränke haben und weil wir den Transport kaum bewältigen können. Sofern Pavillons zur Verfügung stehen, werden sie verliehen. [10.12.2024] | ||
| Bühne: Die Stadt spielt lebt von den vielen Mitmach-, Spiel- Sport- und Bewegungsangeboten. Weil einige Anbieter nur schwer Mitmachangebote verwirklichen können, soll es eine Bühne geben. Weil wir erhoffen oder befürchten, dass wir nicht genügend Bühnenzeit haben für alle Anfragen, kann es sein, dass wir Bühnenzeiten begrenzt zuteilen müssen. Außerdem wollen wir sicherstellen, dass auch die Anbieter:innen von Bühnenangebote von Eltern leicht ansprechbar sind. Wir wünschen uns, dass jedes Bühnenangebot ebenso eine Ansprechperson stellt und einige Zeit vor und nach dem Auftritt mit, symbolisch gesprochen, einem Stehtisch, Sonnenschirm, Flyern und Keksen präsent ist. Die Stadt spielt soll wirksam sein! (s. Idee) [10.12.2024] | ||
| Idee: Die Stadt spielt ist – unter anderem – ein Veranstaltung, auf der sich die Reutlinger Kinder- und Jugendarbeit vorstellen kann und ihre Angebote bewerben kann. Sie ist eine Veranstaltung der Kinder- und Jugendarbeit und ihrer „Freunde“. Sie hat eine Veranstaltergruppe, die die Finanzierung sicherstellt, die die Veranstaltung anmeldet und die Bewerbung organisiert. Die Veranstalter legen einen Betrag in die Kasse oder übernehmen in vergleichbarer Weise eine Eigenleistung. Anbieter dürfen gastronomische Angebote machen, aber nur, wenn sie ein Spielangebot machen. Bewerbung bedeutet, Kinder in die Angebote der Vereine (und Kirchen, Moscheen, Vereinigungen, Gruppen,..) einzuladen. Um diese Wirkung zu erzielen, ist es wichtig, die Einladung gut zu organisieren und die Hemmschwelle, der Einladung zu folgen, soll möglich niedrig sein. D.h. jeder Anbieter soll eine Person haben, die als Ansprechperson vorgesehen ist und auch einen entsprechenden Button hat (Buttons können wir liefern), also erkannt wird. Und vielleicht Visitenkarten oder einen Flyer über den Verein und das Kinder- und Jugendarbeitsangebot hat. Und wenn ihr merkt, dass ein Kind kommen möchte, solltet ihr ein Nachfolgeangebot vorbereitet haben. Die nächste Gruppenstunde, oder ein zusätzlicher Spieletag an einem Wochenende kann die nächste Stufe sein. Die Stadt spielt ist nicht kommerziell. Angebote sollen nichts kosten. Materialkosten dürfen aber umgelegt werden. Wir schenken keinen Alkohol aus, Die Stadt spielt ist eine Veranstaltung für Kinder und Familien. Anbieter dürfen keine Kaltgetränke auf eigen Rechnung einkaufen und verkaufen. Ein Teil der Kosten der Veranstaltung wird durch den Einkauf und Verkauf der Kaltgetränke abgedeckt. Heiße Getränke sind zugelassen. [10.12.2024] | ||
| Finanzierung: Die Stadt spielt soll weiterhin ohne Standgebühren durchgeführt werden. Lediglich Strom müssen wir berechnen. Aber Die Stadt spielt benötigt von Jahr zu Jahr mehr bezahlte Dienstleistungen. Auch die Geschäftsführung benötigt in Zukunft mehr Zeit. Bisher zahlen die Veranstalter einen Anteil von mindestens 500€, die Stadt Reutlingen bringt 4000€, die Kreissparkasse ist großzügiger Sponsor und die GWG und Fairenergie gaben einen Anteil. Außerdem wurde die Veranstaltungstechnik im Rahmen von Sponsoring geliefert. Dennoch: Es reicht nicht. Wir haben uns entscheiden, auf Sponsorensuche zu gehen. Auch wenn dieser Markt im Wettbewerb beackert wird, wird es notwendig sein, dass wir Firmen und Personen ansprechen, die ihr uns nennt und bei denen wir uns auf Euch beziehen dürfen. D.h.: Bitte nennt uns potentielle Sponsoren, die wir anschreiben dürfen. [10.12.2024] | ||
| Logistik / Ablauf und Zusammenarbeit mit den 3 Musketieren: Voraussichtlich werden am Samstag 5. Juli die Drei Musketiere wieder ein Spendenkonzert auf der Bühne im Stadtgarten veranstalten. Dazu laden sie Vereine ein, sich zu beteiligen und Getränke und Lebensmittel zu verkaufen. Wir kooperieren mit den Musketieren insbesondere bei der Bühne. Dennoch sind es zwei Veranstaltungen mit unterschiedlichen Anmeldungen. Wichtig ist auch: Wer nur bei Die Stadt spielt mitmachen will, kann nicht schon am Samstag ohne Absprache aufbauen. Regulär ist der Aufbau am Sonntagmorgen. Bis um 12:00 müssen alle Fahrzeuge – außer Hilfsdiensten und Müllwagen, den Platz verlassen haben. Der Abbau beginnt um 17:00, mit Schließung der Bühne. Es darf nicht vor 17:00 abgebaut werden, weil das zu viel Unruhe machen würde. Aber es ist zulässig, den Betrieb vor 17:00 zu reduzieren, damit um 17:00 schnell geschlossen werden kann. [10.12.2024] | ||
| Standort: Wir versuchen, die einzelnen Platzwünsche zu erfüllen. Im Jahr 2023 war der Platz fast ausgereizt. Sollten wir mehr Platz benötigen, werden wir evtl. die Charlottenstraße und / oder die Planie dazu nehmen. Dann müssen wir umverteilen. [10.12.2024] |